Adrodd + Chymorth
Mae Adrodd + Chymorth yn declyn ar-lein lle gall myfyrwyr, staff ac aelodau o’r cyhoedd roi gwybod am bryderon neu ddigwyddiadau. Gallwch wneud adroddiad:
- gyda manylion cyswllt, er mwyn cael cymorth, neu
- yn ddienw, os yw hynny’n well gennych.
Os bydd adroddiad yn cael ei wneud yn ddienw, ni fyddwn yn gwybod pwy sydd wedi’i gyflwyno ac felly ni allwn gysylltu’n uniongyrchol i gynnig cymorth. Os hoffech gael cymorth neu ystyried opsiynau anffurfiol neu ffurfiol i fynd i’r afael â phryder, bydd angen i chi ddarparu manylion cyswllt wrth gyflwyno’r adroddiad.
Adroddiadau dienw a sut rydym yn defnyddio’r wybodaeth
Bydd staff gweithredol yn adolygu pob adroddiad dienw yn gyntaf i nodi unrhyw risgiau sy’n ymwneud â dyletswydd gofal. Os yw’r wybodaeth a ddarparwyd yn dod o dan Bolisi Diogelu Prifysgol Caerdydd ac yn nodi bod unigolyn bregus mewn perygl o niwed, bydd y gweinyddwr yn briodol yn dileu unrhyw wybodaeth adnabyddadwy. Bydd hyn yn digwydd yn unol â pholisïau cadw data’r Brifysgol ac ar ôl i’r wybodaeth gael ei dadansoddi’n ofalus.
Mae adroddiadau dienw yn chwarae rhan bwysig wrth helpu’r Brifysgol i ddeall beth sy’n digwydd ar draws y campws. Caiff y wybodaeth ei chofnodi er mwyn:
- monitro tueddiadau dros amser
- nodi meysydd o bryder
- cefnogi gwaith rhagweithiol, megis ymgyrchoedd neu hyfforddiant ar atal aflonyddu, bwlio neu gamymddwyn rhywiol
Mewn rhai achosion, gall adroddiadau dienw fod yr unig ffordd i’r Brifysgol gael darlun o brofiadau megis aflonyddu, bwlio, camymddwyn rhywiol neu droseddau casineb. Mae hyn yn golygu bod y data yn hanfodol i’n gwaith o atal a mynd i’r afael â’r mathau hyn o gamdriniaeth.
Os yw dadansoddiad o adroddiad dienw yn dangos bod angen i’r Brifysgol weithredu, caiff gwybodaeth ganolog ei rhannu gyda’r adran berthnasol. Bydd unrhyw wybodaeth a rennir yn gyfyngedig i’r hyn sy’n angenrheidiol er mwyn gallu cymryd camau priodol, yn unol â gweithdrefnau’r Brifysgol.
Os canfyddir bod adroddiad yn faleisus neu’n flinderus, ymdrinnir ag ef drwy’r gweithdrefnau presennol ar gyfer myfyrwyr neu staff.
Atgyfeiriadau gyda manylion cyswllt
Mae aelodau o’r Tîm Ymyrraeth Cymorth i Fyfyrwyr (SSIT) ac Adnoddau Dynol (AD) yn cael mynediad i Adrodd + Chymorth drwy gyfrif mewngofnodi personol. Dim ond achosion sydd wedi’u dyrannu iddynt y gallant eu gweld.
Pan fydd achos yn cael ei ddyrannu, bydd yr aelod staff perthnasol yn derbyn hysbysiad e-bost (heb unrhyw wybodaeth bersonol). Yna byddant yn mewngofnodi i Adrodd + Chymorth i adolygu’r wybodaeth a ddarparwyd.
- Os yw’r adroddiad yn ymwneud â myfyriwr, bydd aelod o’r tîm SSIT yn cysylltu â’r person sydd wedi gwneud yr adroddiad i gydnabod y cais ac ofyn am ragor o wybodaeth os oes angen.
- Bydd yr ymarferydd arbenigol yn adolygu’r wybodaeth ac yn penderfynu ar y camau nesaf mwyaf priodol, a all gynnwys cysylltu’n uniongyrchol â’r myfyriwr.
Ein dull yw bod mor dryloyw â phosibl. Lle bo’n briodol, byddwn yn rhannu natur y pryder a ffynhonnell yr wybodaeth. Caiff hyn ei wneud yn ofalus, gan ystyried cyfrinachedd, dewisiadau anhysbysrwydd myfyrwyr, ac ystyriaethau diogelu.
Os ydych yn aelod o staff ac mae’r adroddiad yn ymwneud â chi, bydd aelod o’ch tîm Adnoddau Dynol lleol yn cysylltu â chi i drafod y camau nesaf.
Diogelwch a chadw data
Mae’r holl ddata a gedwir o fewn Adrodd + Chymorth yn cydymffurfio â gofynion GDPR. Mae rhagor o wybodaeth am sut mae data’n cael ei gasglu, ei ddefnyddio a’i storio ar gael yn yr Hysbysiad Preifatrwydd.
Mae’r system wedi’i phrofi o ran diogelwch gan y datblygwr, Culture Shift, ac hefyd gan Brifysgol Caerdydd. Dim ond cyhyd ag y bo’n angenrheidiol at y dibenion y cafwyd y data y caiff data personol ei gadw, a chaiff pob cofnod ei gadw yn unol â Amserlen Cadw Cofnodion y Brifysgol.