N.B. Yn y lle cyntaf, bydd Prifysgol Caerdydd yn lansio'r teclyn "i fyfyrwyr" ym mis Hydref 2024. Mae hyn yn golygu y gall y myfyriwr roi gwybod am fater yn uniongyrchol, neu ar ran y myfyriwr gan unrhyw berson arall adrodd hefyd (aelod o staff, ymwelydd, cyn-fyfyrwyr, rhiant pryderus ac ati). Bydd yr teclyn yn cael ei gyflwyno "ar gyfer staff" yn ddiweddarach yn 2025 lle byddant yn gallu adrodd mater y maent yn ei brofi, neu gall rhywun adrodd ar eu rhan os ydynt yn dyst i ddigwyddiad.
Mae Adrodd + Chymorth yn declyn lle gall staff, myfyrwyr ac aelodau’r cyhoedd adrodd am faterion yn ddienw neu drwy gysylltu ag ymarferwr arbenigol i drafod. Nid ydym yn gwybod pwy sydd wedi gwneud adroddiad dienw, ac felly ni allwn estyn allan a darparu cymorth. Os bydd rhywun eisiau cael cymorth neu ystyried opsiynau anffurfiol neu ffurfiol i fynd i'r afael â phryder, byddent yn gwneud adroddiad penodol ac yn siarad ag ymarferwr arbenigol.
Adroddiadau dienw
Bydd adroddiadau dienw yn cael eu adolygu gan un o'r gweinyddwyr. Bydd y gweinyddwyr yn adolygu'r adroddiad yn gyntaf i nodi unrhyw risgiau sy'n ymwneud â dyletswydd gofal. Os na chaiff unrhyw risg uniongyrchol ei nodi, ni chymerir camau pellach, uniongyrchol. Os darperir unrhyw wybodaeth adnabyddadwy, bydd y gweinyddwr wedyn yn dileu'r wybodaeth adnabyddadwy. Bydd y wybodaeth a gedwir ar gyfer dadansoddi tueddiadau ac ymffurfio gweithgareddau rhagweithiol.
Cysylltu ag ymarferydd arbenigol
Dim ond achosion y dyrannwyd iddynt y gall yr ymarferwyr arbenigol eu gweld yn y teclyn. Mae’r ymarferydd arbenigol yn derbyn hysbysiad e-bost bod achos wedi’i dyrannu iddo – ni ddarperir unrhyw wybodaeth adnabyddadwy yn yr e-bost hwn. Yna mae'r ymarferydd arbenigol yn mewngofnodi i Adrodd + Chymorth i gael adolygu'r gwybodaeth a ddarperir gan ddefnyddio eu manylion mewngofnodi personol. Yna mae'r ymarferydd arbenigol yn cysylltu â'r person sydd wedi llunio'r adroddiad ac mae'n trefnu cyfarfod i drafod yr adroddiad.
Sut rydym yn defnyddio'r wybodaeth hon
Bydd gwybodaeth a ddarperir mewn adroddiadau dienw yn cael ei defnyddio fel data ystadegol i ddeall beth sy'n digwydd ac i ymffurfio gweithgareddau rhagweithiol. Byddwn yn gweithio gyda meysydd a nodwyd i fynd i'r afael ag unrhyw dueddiadau sy'n peri pryder. Os canfyddir bod adroddiad yn faleisus neu'n flinderus, ymdrinnir ag adroddiadau o'r fath dan weithdrefnau myfyrwyr a staff presennol.
Diogelu a chadw data
Mae’r data a gedwir ar Adrodd + Chymorth yn cydymffurfio â GDPR ac mae rhagor o wybodaeth am sut mae data’n cael ei gasglu a’i storio wedi’i amlinellu yn yr Hysbysiad Preifatrwydd. Mae'r system wedi cael ei phrofi o ran diogelwch gan y datblygwr, Culture Shift, a chan Brifysgol Caerdydd. Byddwn ond yn cadw data personol cyhyd ag sy’n angenrheidiol i gyflawni’r dibenion y casglwyd ef ar eu cyfer. Byddwn yn cadw cofnodion o adroddiadau flwyddyn ar ôl cau achosion ar y system Adrodd a Chymorth fel yr amlinellir yn yr Hysbysiad Preifatrwydd. Bydd yr holl ddata personol yn cael ei gadw yn unol â’r Amserlen Cadw Cofnodion.